febrero 24, 2023
Abogados
Asambleas de Accionistas
Reunión de Asamblea Ordinaria: transformando una formalidad en una verdadera oportunidad para la empresa.
Diego Andrés Trujillo G.
La legislación colombiana impone a todas las sociedades la obligación de realizar reuniones de Asamblea Ordinaria por lo menos una vez cada año. Sin embargo, la práctica empresarial y nuestra experiencia en la práctica, nos permite confirmar que, en Colombia, hoy por hoy son muchas las sociedades que no realizan esta reunión como se debe.
· Desde el punto de vista jurídico, la consecuencia de no realizar estas reuniones es básicamente incumplir una obligación legal. Lo anterior, significa que la empresa queda expuesta a sanciones por parte de los entes de control. Por otro lado, estaría incumpliendo el representante legal con una de sus principales obligaciones como administrador
· Desde el punto de vista contable, considérese que es justamente en esta reunión de Asamblea cuando, año a año, se aprueban los estados financieros del ejercicio anterior. Si no se realiza la reunión, básicamente se estarían presentando declaraciones tributarias y realizando ejercicios subsiguientes, sin siquiera haber consolidado los estados financieros anteriores.
En la práctica, llevar a cabo estas reuniones no es un asunto complejo. De hecho, en muchas empresas que hemos asistido, estas reuniones se realizan año a año simplemente por agotar la formalidad. Pero, más allá de la mera formalidad, consideramos que estas reuniones pueden convertirse en espacios que permiten revisar lo ocurrido durante el año anterior y, sobre todo, proyectar mejor los planes y negocios futuros.
Definitivamente, adquirir este hábito, le imprime una mayor seriedad al ejercicio empresarial y además, significa un invaluable aporte a la sostenibilidad de nuestros proyectos. Dada la relevancia de este asunto, a continuación, trataremos de presentar brevemente las respuestas a preguntas frecuentes como:
¿Que son las Asambleas Ordinarias?,¿Qué diferencia una Asamblea Ordinaria de una Extraordinarias o de una reunión informal de la empresa?¿Cuál es el propósito de una Asamblea Ordinaria?, ¿en que fecha y con que periodicidad deben realizarse?
Regulación de la Asamblea ordinaria:
En lo referente a Asambleas Ordinarias toda la regulación se encuentra recogida dentro del Código de Comercio, dentro del Capitulo III Sección I del Titulo VI, específicamente en los artículos 181 y 422. Si bien se trata de la regulación aplicable a la Sociedad Anónima, en virtud del articulo 45 de la ley 1258 del 2008, se establece una remisión normativa que las hace igualmente aplicables a las S.A.S
De la lectura de estos artículos, se puede extraer varios puntos:
1- Al menos una vez al año, es obligatorio realizar una reunión con carácter de Asamblea Ordinaria.
2- La fecha de la reunión debe establecerse en los estatutos. De no contener fecha alguna de reunión en los estatutos, esta se celebrará en los 3 primeros meses de cada año.
3- Para el efectivo cumplimiento y correcta realización de la Asamblea, deben seguirse una serie de pasos. El primero de todos ellos, es un acto comunicativo: la Convocatoria
La importancia de la convocatoria
La Convocatoria a la reunión de Asamblea no es mas que la simple citación que se hace a todos los accionistas/ asociados para que se reúnan en el lugar y la fecha que previamente haya sido convenido.
En el caso de las Asambleas Ordinaria la facultad para realizar la Convocatoria radica casi siempre en el representante legal de la sociedad. Sin embargo, recuerde que, en los estatutos, se puede designar a personas diferentes para que convoquen a la Asamblea.
Además, la Ley es clara al establecer los medios por los cuales debe realizarse la comunicación. En virtud del articulo 20 de la Ley 1258 de 2008, la convocatoria debe ser realizada a través de medio escrito dirigido a cada accionista y con una antelación de, por lo menos, cinco (5) días hábiles previos a la celebración de la Asamblea. Para la contabilización de estos términos, tenga presente que no se cuenta, ni el día en que se envía la convocatoria, ni el día en que se realiza la reunión.
La Convocatoria es un acto comunicativo de vital importancia. En caso de configurarse algún tipo de error o falla en el envío, contenido o recibido de la convocatoria, las decisiones tomadas en la asamblea podrán serán consideradas como ineficaces (Artículo 190, 433, 897 C. Comercio). Como consecuencia de ello, las decisiones no tendrían ningún efecto jurídico. Esta ineficacia procederá ipso iure, de pleno derecho, sin necesidad de declaración judicial. También es posible que algún accionista o persona interesada, adelante proceso judicial de impugnación de Acta de Asamblea ante los jueces civiles de circuito o la Superintendencia de Sociedades.
Contenido de la Convocatoria
La convocatoria debe cumplir con unos contenidos mínimos que son:
· Nombre de la sociedad
· Nombre y clase del órgano que convoca
· Fecha de la reunión
· Hora de la reunión
· Ciudad
· Dirección completa que permita individualizar plenamente el lugar donde se llevará a cabo la reunión
· Orden del día, cuando se trate de reuniones extraordinarias
· De proceder lo referente a la escisión, fusión, transformación o cancelación de la inscripción e indicar expresamente la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro.
Instalación de la reunión
Las Asambleas o Juntas de Socios, son consideradas como las reuniones del máximo órgano de administración de las sociedades. Como tales, estas reuniones tienen un carácter solemne y formal, lo cual resulta algo que las diferencias de otro tipo de reuniones de la empresa. Y es que justamente este carácter solemne es lo que explica las razones para realizar de forma adecuada lo siguiente:
a. Verificar que existe quorum para deliberar y decidir: según los estatutos de cada sociedad, se integrará el quorum de una forma u otra. En la mayoría de las sociedades, podrá sesionar la Asamblea, siempre que este presente más de la mitad más una de las acciones suscritas.
b. Designación de presidente y secretario: mediante este acto, los asambleístas eligen o designan al presidente de la reunión, quien hará las veces de moderador y garante del buen desarrollo de la reunión. Además, se designará o elegirá al secretario, quien tendrá una tarea fundamental que es la redacción del Acta de la reunión.
IMPORTANTE: Recuerde que otra de las formalidades que caracteriza las reuniones de Asamblea es la obligatoria redacción de un Acta. El Acta de Asamblea, es un documento que sirve para compilar de forma ordenada lo que ha ocurrido en la reunión. Como tal, este documento tiene pleno carácter probatorio y se configura como un documento de gran relevancia jurídica para la compañía.
Desarrollo de la Asamblea
Una vez instalada en debida forma la Asamblea, deben agotarse rigurosamente los puntos previstos en el Orden del día. Algo que caracteriza las reuniones de Asamblea Ordinaria es que hay unos temas que deben incluirse obligatoriamente en el Orden del Día. En otras palabras, la reunión debe tratar sobre algunos temas que son obligatorios por Ley.
Caso distinto es el de la reunión de Asamblea Extraordinaria ya que en esta, los socios se reúnen con el objetivo de tratar cualquier tema que sea de interés de la sociedad, pudiendo sesionar en cualquier momento del año.
Como mínimo, los puntos a tratar en las reuniones de Asamblea Ordinaria están previstos en el Art. 422 del Código de Comercio y son los siguientes: “examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social”.
En síntesis, la Convocatoria deberá incluir, como mínimo, los siguientes puntos del orden del día:
1. Verificación del quorum
2. Designación presidente y secretario de la reunión
3. Informe de gestión: de forma breve, el representante legal o gerente expone lo realizado durante el año anterior y justifica el desempeño de sus gestiones.
4. Presentación y aprobación estados financieros: en este punto, se someten a consideración los estados financieros del último ejercicio/año. Es usual que los estados financieros sean presentados de manera conjunta con el contador o revisor fiscal.
5. Consideración y aprobación del proyecto de distribución de utilidades: uno de los derechos de todo accionista es el de percibir utilidades. Sobre este punto, debe presentarse un proyecto de distribución, el cual contiene una propuesta sobre la forma en que habrán de repartirse los beneficios obtenidos en el año anterior. Recuerde que la forma en que se reparten las utilidades, debe ser aprobada por decisión de los accionistas.
IMPORTANTE: Uno de los beneficios de las SAS, es la posibilidad de suscribir acuerdos de accionistas. Con ellos, los diferentes socios que firmen el acuerdo, podrán establecer de antemano el sentido de su voto en las reuniones de Asamblea. Este documento también tiene que constar por escrito, estar integrado por clausulas y estipulaciones completamente licitas, cumplir con el termino de duración máximo legal ( 10 años) mas la prorrogas correspondientes. Además, deberá de ser depositado las oficinas de la administración de la sociedad.
Quorum y mayorias
Por regla general, la Asamblea podrá deliberar cuando estén presentes uno o mas socios que representen por lo menos la mitad mas uno del total de las acciones suscritas. Sin embargo, se trata este porcentaje legal (quorum deliberatorio) puede ser modificado via estatutaria. Misma regla se aplica para las constitución de las mayorías absolutas, es decir, dentro de las SAS existirá mayoría absoluta cuando haya un voto favorable de uno o mas accionistas cuya participación represente la mitad mas uno de la totalidad de las acciones suscritas. Nuevamente, este porcentaje es el establecido por la normativa correspondiente, pero puede ser modificado dentro de los estatutos de la sociedad.
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